Plano de Classificação do Arquivo do Grupo Arquivo Anônimo.

O que pudemos observar até agora?

É fácil notar que modificamos a forma da apresentação, mas a lógica que usamos para identificação da série permanece a mesma. Da versão anterior da minuta pudemos retirar algumas funções em nosso fundo de arquivo.

Mudamos a ordem das colunas de “Função” e “Espécie”, apenas para efeitos práticos, mas os resultados que obtivemos com a denominação da Série foram o mesmo.

Retiramos a coluna de avaliação no momento, pois, para que possamos fazer uma avaliação mais precisa, é necessário um estudo mais detalhado das flexões de Forma das Espécies encontradas. Nas próximas versões do trabalho apresentaremos ideias mais maduras sobre a Forma dos nossos documentos e como essa flexão da Espécie pode influenciar na avaliação.

Outra modificação feita ao final: a criação de uma coluna denominada “Grupo” para unir funções semelhantes, mas sua utilidade ainda será revisada devido a sua fluidez, pois à medida que aparecem novos documentos, as classes desse nível passam por revisões.

Ainda no esforço para criar nosso Plano de Classificação, fomos desafiados pelo professor em sala a reestruturar o esboço anterior utilizando algum código. E é assim que apresentamos nossa segunda minuta do instrumento de classificação:

Grupo	Função	Espécie	Série
1. Registro de atividades Nota: As atividades aqui mencionadas são as atividades que o professor eventualmente usa para avaliação do aluno e/ou grupo de trabalho	1.1. Registro de atividades realizadas em grupo.	.1 Postagem no blog.	1.1.1 Postagem de atividade realizada em Grupo via blog.
		.2 Conversas no WhatsApp.	1.1.2 Registro de Entrega de Atividade em grupo via WhatsApp.
		.3 E-mail.	1.1.3 Registro de Entrega de Atividade em grupo via E-mail.
	1.2. Registrar as atividades realizadas por cada integrante do grupo.	.1 Postagem no blog..	2.1.1 Postagem de atividade individual via blog.
		.2 Conversas no WhatsApp.	2.1.2 Registro de Entrega de Atividade individual via WhatsApp.
		.2 E-mail.	2.1.3 Registro de Entrega de Atividade individual via E-mail.
	1.3 Registrar a divulgação de informações relevantes.	.1 Postagem no Blog.	1.3.1 Postagem de informações relevantes.
2. Registro da comunicação do grupo.	2.1 Comprovar a comunicação com o Professor.	.1 Conversas no WhatsApp.	2.1.1 Registro de comunicação com o professor via WhatsApp.
		.2 E-mail.	2.1.2 Registro de comunicação com o professor via E-mail.
	2.2 Comprovar a comunicação entre os integrantes do grupo.	.1 Conversas no WhatsApp.	2.2.1 Registro de comunicação os membros do grupo via WhatsApp.
		.2 E-mail.	2.2.2 Registro de comunicação com entre os membros do grupo via E-mail.
3. Memória institucional do grupo	3.1 Registrar a criação e o foco do grupo.	.1 Declaração de criação.	3.1.1 Declaração de criação e registro do foco do grupo.
4. Registros de aula	.1 Guarda de Registros de aula.	.1 Conversa no WhatsApp.	.1.1 Registro de aulas ministradas via WhatsApp.
		.2 Anotações no caderno.	.1.2 Registro escrito das aulas ministradas.

Minuta do Plano de Classificação do Arquivo do Grupo Arquivo Anônimo.

Os anônimos buscando melhorar a gestão de seus documentos elaborou a 1ª minuta do Plano de Classificação dos documentos do grupo. O documento seguirá para análise do CONARQ após revisões e sugestões que serão recebidas pelos comentários deste post.

Documentos: Blog, WhatsApp, E-mail, Declaração de Criação,

Tipo Documental
Espécie	Função	Avaliação
Postagem de atividade em grupo	Registrar as atividades realizadas pelo grupo.	2 anos
Postagem de atividade individual	Registrar as atividades realizadas por cada integrante do grupo.	2 anos
Postagem de notícias	Registrar a divulgação de informações relevantes.	6 meses
Conversas do Whats	Comprovar a comunicação entre os integrantes do grupo.	6 meses
	Comprovar a comunicação com o Professor.	2 anos
	Registro de aula ministrada on-line.	2 anos
Declaração de criação	Registrar a criação e o foco do grupo.	Guarda Permanente
E-mails	Comprovar a comunicação entre os integrantes do grupo.	2 anos
	Comprovar a comunicação com o Professor.	2 anos

#SEXTOU!

Você foi Contratado! - Situação problema.

Você jovem Arquivista, recém formado, foi contratado para participar do projeto de elaboração do plano de classificação de uma grande instituição internacional (Acredite!!!). Durante a sua primeira reunião com diversas lideranças organizacionais o Diretor-Presidente da instituição propõem de forma indireta a criação de uma "classificação estrutural". O que fazer? Quais argumentos utilizar?

Análise Diplomática

1.       Características Extrínsecas:

1.1. Suporte: Papel A4 Reciclado;

1.2. Texto:

1.2.1.       Tipo de Escrita: Impressa e Manuscrita;

1.2.2.       Fonte: Não identificada;

1.2.3.       Rasuras: Identificada uma rasura no campo “turma”;

1.2.4.       Abreviações: Identificada abreviações manuscritas nos campos: “taxa – Solicitação” e “taxa – Crédito”(utilizado PG); e abreviações impressas na titulação e nos campos: “matrícula”, “CEP”, anotações – “assinatura/carimbo do servidor” (utilizado UnB, SAA e CEP).

1.3. Linguagem: Formal;

1.4. Sinais Especiais: Não identificado;

1.5. Selo: Não utilizado;

1.6. Anotações:

1.6.1.       Autenticação: Assinatura, carimbo e data nos campos “assinatura do interessado”, “data”, “assinatura/carimbo do coordenador”, e “assinatura/carimbo do Servidor do SAA”, sendo detectado que o último campo não contém carimbo do Servidor.

1.6.2.       Registro: Confirma-se o deferimento da solicitação de matricula na disciplina, bem como o pagamento da taxa de solicitação e de taxa crédito e a data de registro do processamento pelo SAA.

1.7. Anotação feitas pelo arquivo: Não existem anotações.

2.       Características Intrínsecas:

2.1. Titulação: Universidade de Brasília – UnB / Secretaria de Administração Acadêmica – SAA. Solicitação de Admissão como Aluno Especial na Pós-Graduação.

2.2. Título: Solicitação de Admissão como Aluno Especial na Pós-Graduação.

2.3. Datas: Data da entrega da Solicitação – 30/10/2012; Data do processamento pelo SAA – 19/12/2012; Data do parecer do colegiado não preenchida.

2.4. Invocação: Não se aplica;

2.5. Protocolo: Não se aplica;

2.6. Texto: O documento se apresenta como formulário impresso com campo para inclusão de dados com preenchimento manuscrito;

2.7. Escatocolo: Não se aplica;

3.       Pessoas: Interessado; Coordenador de Pós-Graduação, Servidor do SAA;

4.       Qualificação:

5.       Tipo de Ação:

6.       Relação entre documento e procedimento:

7.       Descrição Diplomática:

8.       Tipo de Documento:

9.       Comentários Conclusivos: