Minuta do Plano de Classificação do Arquivo do Grupo Arquivo Anônimo.

Os anônimos buscando melhorar a gestão de seus documentos elaborou a 1ª minuta do Plano de Classificação dos documentos do grupo. O documento seguirá para análise do CONARQ após revisões e sugestões que serão recebidas pelos comentários deste post.

Documentos: Blog, WhatsApp, E-mail, Declaração de Criação,

Tipo Documental
Espécie	Função	Avaliação
Postagem de atividade em grupo	Registrar as atividades realizadas pelo grupo.	2 anos
Postagem de atividade individual	Registrar as atividades realizadas por cada integrante do grupo.	2 anos
Postagem de notícias	Registrar a divulgação de informações relevantes.	6 meses
Conversas do Whats	Comprovar a comunicação entre os integrantes do grupo.	6 meses
	Comprovar a comunicação com o Professor.	2 anos
	Registro de aula ministrada on-line.	2 anos
Declaração de criação	Registrar a criação e o foco do grupo.	Guarda Permanente
E-mails	Comprovar a comunicação entre os integrantes do grupo.	2 anos
	Comprovar a comunicação com o Professor.	2 anos

#SEXTOU!

Você foi Contratado! - Situação problema.

Você jovem Arquivista, recém formado, foi contratado para participar do projeto de elaboração do plano de classificação de uma grande instituição internacional (Acredite!!!). Durante a sua primeira reunião com diversas lideranças organizacionais o Diretor-Presidente da instituição propõem de forma indireta a criação de uma "classificação estrutural". O que fazer? Quais argumentos utilizar?

Análise Diplomática

1.       Características Extrínsecas:

1.1. Suporte: Papel A4 Reciclado;

1.2. Texto:

1.2.1.       Tipo de Escrita: Impressa e Manuscrita;

1.2.2.       Fonte: Não identificada;

1.2.3.       Rasuras: Identificada uma rasura no campo “turma”;

1.2.4.       Abreviações: Identificada abreviações manuscritas nos campos: “taxa – Solicitação” e “taxa – Crédito”(utilizado PG); e abreviações impressas na titulação e nos campos: “matrícula”, “CEP”, anotações – “assinatura/carimbo do servidor” (utilizado UnB, SAA e CEP).

1.3. Linguagem: Formal;

1.4. Sinais Especiais: Não identificado;

1.5. Selo: Não utilizado;

1.6. Anotações:

1.6.1.       Autenticação: Assinatura, carimbo e data nos campos “assinatura do interessado”, “data”, “assinatura/carimbo do coordenador”, e “assinatura/carimbo do Servidor do SAA”, sendo detectado que o último campo não contém carimbo do Servidor.

1.6.2.       Registro: Confirma-se o deferimento da solicitação de matricula na disciplina, bem como o pagamento da taxa de solicitação e de taxa crédito e a data de registro do processamento pelo SAA.

1.7. Anotação feitas pelo arquivo: Não existem anotações.

2.       Características Intrínsecas:

2.1. Titulação: Universidade de Brasília – UnB / Secretaria de Administração Acadêmica – SAA. Solicitação de Admissão como Aluno Especial na Pós-Graduação.

2.2. Título: Solicitação de Admissão como Aluno Especial na Pós-Graduação.

2.3. Datas: Data da entrega da Solicitação – 30/10/2012; Data do processamento pelo SAA – 19/12/2012; Data do parecer do colegiado não preenchida.

2.4. Invocação: Não se aplica;

2.5. Protocolo: Não se aplica;

2.6. Texto: O documento se apresenta como formulário impresso com campo para inclusão de dados com preenchimento manuscrito;

2.7. Escatocolo: Não se aplica;

3.       Pessoas: Interessado; Coordenador de Pós-Graduação, Servidor do SAA;

4.       Qualificação:

5.       Tipo de Ação:

6.       Relação entre documento e procedimento:

7.       Descrição Diplomática:

8.       Tipo de Documento:

9.       Comentários Conclusivos:

Análise do documento do grupo Desarquivando

Os anônimos foram convocados para analisar a veracidade e autenticidade de um documento que circula na internet (https://dtdunb20171.wordpress.com/). Após uma análise diplomática profunda os anônimos conseguiram identificar que o documento foi adulterado. O documento é identificado como sendo um comprovante do Banco do Brasil, porém no meio do documento aparece o nome da Caixa Economia Federal.

Comprovante Falso no Cinema?

Um integrante dos anônimos foi ao Cinema no último final de semana. Ao apresentar a sua carteirinha de estudante com o seu comprovante de matricula o responsável pela conferência de veracidade e autenticidade dos documentos ficou na dúvida...

Tiramos uma foto do comprovante para vocês me falarem o que vocês acham!

Diário da Atividade de 07 de Abril de 2017

Resultado da modelagem do processo apresentado utilizando o software BIZAGI:

Diário da Atividade de 24 de Março de 2017.

Os "anônimos" inspirados na Fábula do Elefante e dos Cegos buscaram compreender as séries documentais do Acervo Permanente do Arquivo Central. Por meio de experiências diferentes (visualização do acervo, pesquisa em campo, entrevista com especialista) construímos o que consideramos ser esse "maravilhoso elefante".   

1. Quais as espécies documentais existentes no CEDOC?

Dossiês, Atas de Reunião.

2. Quais as correspondentes funções de tais espécies?

Dossiê - Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Atas de Reunião - A ata é um documento que trata de acordos e decisões tomadas em uma reunião oficial ou privada.

3. Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?

Certificados de conclusão de curso, Ata de reunião da CONSUNI, Dossiê do criador do curso de psicologia, notícias de jornal.

4. Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?

Ações arquivisticas no sentido de ampliar a divulgação de documentos com valor histórico pra comunidade da UNB por meio de exposições, visitas guiadas.

5. Sugira um plano de classificação para os documentos do CEDOC

Classificar por tipo documental (séries) e não por assunto, preservando assim o contexto de produção dos documentos.